Condiciones del servicio

AETERNUM AI LLC — WorkHeroes OS

Versión 1.0 · Última actualización: 7 de septiembre de 2026

Estas Condiciones del servicio (las «Condiciones») constituyen un contrato vinculante entre AETERNUM AI LLC, sociedad de responsabilidad limitada constituida conforme a las leyes del Estado de Nuevo México, Estados Unidos (identificador estatal 8065967), con domicilio en 15442 Ventura Blvd., Ste 201-2085, Sherman Oaks, California 91403, Estados Unidos («Aeternum», «nosotros»), y la organización identificada en un Pedido («Cliente», «usted»).

El servicio se presta exclusivamente a empresas y profesionales. No se ofrece a consumidores que actúen al margen de su actividad empresarial o profesional.

Al firmar un Pedido, o al acceder al servicio o utilizarlo, usted acepta estas Condiciones.

1. Definiciones

• «Servicio»: la plataforma WorkHeroes OS en modalidad software como servicio, incluidas su aplicación web, el portal de cliente, las integraciones de mensajería, las funciones de inteligencia artificial, las API y la documentación, tal y como Aeternum las pone a disposición.
• «Pedido»: el documento de contratación (en cualquier forma escrita o electrónica, incluidos un proceso de alta en línea o un presupuesto firmado) que identifica al Cliente, la tarifa suscrita, los precios, la duración y las opciones acordadas.
• «Tarifa»: el plan de suscripción contratado por el Cliente, que determina las funcionalidades, los límites de uso, el nivel de soporte y el precio. Todos los precios, límites y condiciones económicas son los de la Tarifa recogida en el Pedido correspondiente. Estas Condiciones no fijan ningún precio.
• «Datos del Cliente»: todos los datos, archivos, textos, documentos y demás contenidos que el Cliente o sus Usuarios introduzcan en el Servicio o generen dentro de él, incluidos los datos personales relativos a los clientes, empleados y contactos del propio Cliente.
• «Usuario»: persona física autorizada por el Cliente para acceder al Servicio bajo su cuenta (empleados, colaboradores u otros profesionales).
• «DPA»: el Contrato de encargado del tratamiento publicado en /legal/es/dpa, que forma parte de estas Condiciones.
• «Uso aceptable»: la Política de uso aceptable publicada en /legal/es/acceptable-use, que forma parte de estas Condiciones.
• «Documentación»: las guías de producto que Aeternum pone a disposición dentro del Servicio o en su sitio web.

2. Estructura del contrato

2.1 El contrato entre las partes (el «Contrato») está formado por: (a) el Pedido; (b) estas Condiciones; (c) el DPA; (d) la Política de uso aceptable; y (e) los anexos o políticas incorporados expresamente por referencia.

2.2 En caso de contradicción, el orden de prelación es: (i) el DPA, en materia de protección de datos personales; (ii) el Pedido; (iii) estas Condiciones; (iv) la Política de uso aceptable; (v) las demás políticas.

2.3 No resultan de aplicación las condiciones generales de compra, pliegos o documentos análogos emitidos por el Cliente, que quedan expresamente rechazados aunque se mencionen o se acuse recibo de ellos.

3. Prestación del Servicio

3.1 Licencia de uso. Sujeto al Contrato y al pago de los precios, Aeternum concede al Cliente un derecho no exclusivo, intransferible y no sublicenciable de acceso y uso del Servicio durante la vigencia de la suscripción, para sus propios fines internos de negocio y dentro de los límites de la Tarifa.

3.2 Aprovisionamiento. Aeternum facilitará al Cliente un espacio de trabajo aislado. Los datos de cada Cliente están lógicamente separados de los de los demás, y el acceso se rige por políticas de seguridad a nivel de fila y por comprobaciones de autorización en servidor.

3.3 Evolución del Servicio. El Servicio se presta en régimen de entrega continua. Aeternum puede añadir, modificar o mejorar funcionalidades en cualquier momento. Aeternum no degradará de forma sustancial la funcionalidad esencial de la Tarifa contratada durante un periodo pagado sin un preaviso de al menos treinta (30) días y, cuando la degradación sea sustancial y perjudicial, sin reconocer al Cliente el derecho a resolver la suscripción afectada con devolución proporcional de los importes prepagados no consumidos.

3.4 Funciones en pruebas. Las funciones identificadas como beta, piloto, vista previa o experimentales se prestan «tal cual», pueden retirarse en cualquier momento y quedan excluidas de cualquier compromiso de nivel de servicio o de soporte.

4. Cuentas, Usuarios y seguridad

4.1 El Cliente responde de toda la actividad realizada bajo su cuenta y de los actos y omisiones de sus Usuarios como si fueran propios.

4.2 El Cliente se obliga a: (a) mantener las credenciales confidenciales y exigir lo mismo a sus Usuarios; (b) dar de alta y de baja a los Usuarios con diligencia, retirando en particular el acceso de quienes dejen la organización; (c) configurar roles y permisos de acuerdo con sus propias necesidades organizativas; y (d) comunicar a Aeternum sin dilación indebida cualquier sospecha de acceso no autorizado.

4.3 Las cuentas de usuario son personales. Las credenciales no pueden compartirse entre personas.

4.4 Cuando la Tarifa limite el número de Usuarios, el Cliente no excederá ese límite sin ampliar la Tarifa.

5. Precios, facturación e impuestos

5.1 Los precios los fija la Tarifa. Los importes, la periodicidad de facturación, la moneda, el consumo incluido y los cargos por consumo son los indicados en el Pedido para la Tarifa suscrita.

5.2 Facturación y pago. Salvo indicación distinta en el Pedido, los importes se facturan por anticipado en cada periodo y son pagaderos a quince (15) días desde la fecha de factura. Los importes no son cancelables ni reembolsables, salvo que estas Condiciones prevean expresamente lo contrario o que una norma imperativa exija la devolución.

5.3 Consumo por encima de la Tarifa. Cuando el Cliente supere los límites de su Tarifa (por ejemplo, usuarios, almacenamiento, mensajes o créditos de IA), Aeternum podrá facturar el exceso a los precios indicados en el Pedido, o solicitar al Cliente que amplíe la Tarifa.

5.4 Modificación de precios. Aeternum podrá modificar sus precios para los periodos de renovación con un preaviso mínimo de sesenta (60) días antes del vencimiento del periodo en curso. Si el Cliente no acepta el nuevo precio, podrá resolver con efectos al término del periodo vigente.

5.5 Impuestos. Los precios no incluyen IVA, impuestos sobre ventas, retenciones ni gravámenes equivalentes, que asume el Cliente cuando procedan. Cuando el Cliente sea un empresario o profesional establecido en la Unión Europea y facilite un número de identificación a efectos del IVA válido, podrá resultar de aplicación la regla de inversión del sujeto pasivo respecto de las prestaciones realizadas por Aeternum como proveedor no establecido en la Unión; el Cliente es responsable de sus propias obligaciones de declaración.

5.6 Demora en el pago. Los importes vencidos devengarán el interés de demora legalmente aplicable a las operaciones comerciales en la jurisdicción del Cliente o, si fuera inferior, el 1,5 % mensual. Aeternum podrá suspender el Servicio previo aviso por escrito de al menos diez (10) días por impago, sin perjuicio de las demás acciones que le correspondan. La suspensión no exonera al Cliente de las obligaciones de pago ya devengadas.

6. Duración, renovación y resolución

6.1 Duración. La suscripción comienza en la fecha indicada en el Pedido y se extiende durante el plazo allí previsto. Salvo indicación distinta en el Pedido, se renueva automáticamente por periodos sucesivos de igual duración.

6.2 No renovación. Cualquiera de las partes puede impedir la renovación mediante comunicación escrita con al menos treinta (30) días de antelación al vencimiento del periodo en curso.

6.3 Resolución por incumplimiento. Cualquiera de las partes podrá resolver el Contrato con efecto inmediato si la otra: (a) incumple de forma esencial y no subsana en el plazo de treinta (30) días desde el requerimiento escrito; o (b) incurre en insolvencia, es objeto de liquidación o cesa en su actividad.

6.4 Suspensión. Aeternum podrá suspender el acceso, total o parcialmente y con el menor preaviso razonablemente posible, cuando: (a) existan importes impagados una vez transcurrido el plazo de la cláusula 5.6; (b) el uso continuado suponga un riesgo de seguridad para el Servicio o para terceros; (c) el uso infrinja la Política de uso aceptable; o (d) lo exija la ley. Aeternum limitará el alcance y la duración de la suspensión a lo razonablemente necesario.

6.5 Efectos de la resolución. Al resolverse el Contrato: (a) cesa el derecho de acceso del Cliente; (b) subsisten los importes devengados; y (c) permanecen vigentes las cláusulas que por su naturaleza deban sobrevivir (confidencialidad, propiedad intelectual, limitación de responsabilidad y ley aplicable, entre otras).

6.6 Exportación y supresión de datos. Durante los treinta (30) días siguientes a la resolución, Aeternum pondrá a disposición del Cliente, previa solicitud escrita, los Datos del Cliente en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica. Transcurrido ese plazo, Aeternum suprimirá los Datos del Cliente conforme al DPA y a su calendario de conservación, salvo cuando la conservación venga impuesta por ley.

7. Datos del Cliente y protección de datos

7.1 En la relación entre las partes, el Cliente es titular de los Datos del Cliente y de todos los derechos sobre ellos. Aeternum no adquiere ninguna titularidad sobre ellos.

7.2 El Cliente concede a Aeternum una licencia limitada, mundial y gratuita para alojar, copiar, transmitir, mostrar y tratar los Datos del Cliente únicamente en la medida necesaria para prestar, proteger, soportar y mantener el Servicio, y para cumplir la ley.

7.3 Cuando los Datos del Cliente incluyan datos personales sujetos al Reglamento (UE) 2016/679 («RGPD») o a normativa equivalente, el Cliente actúa como responsable del tratamiento y Aeternum como encargado del tratamiento. El DPA regula ese tratamiento y forma parte integrante del Contrato.

7.4 Ubicación del alojamiento. La base de datos de producción, el almacenamiento de archivos y el servicio de autenticación están alojados en la Unión Europea. Aeternum, como entidad estadounidense, y determinados subencargados pueden acceder a esos datos desde fuera del Espacio Económico Europeo con fines de operación, soporte y desarrollo; dicho acceso está amparado por las garantías de transferencia descritas en el DPA.

7.5 El Cliente responde de la licitud de los Datos del Cliente que incorpore, de disponer de una base jurídica válida para los tratamientos que instruya, de facilitar la información exigible a sus propios interesados y de la exactitud y calidad de esos datos.

7.6 Secreto profesional. Cuando el Cliente esté sujeto a deberes de secreto profesional (como los aplicables a la abogacía, la notaría, las profesiones sanitarias o la asesoría), Aeternum tratará todos los Datos del Cliente como confidenciales conforme a la cláusula 10 y a las obligaciones de confidencialidad del DPA. Corresponde al Cliente determinar si el uso del Servicio es compatible con sus propias obligaciones deontológicas y, en su caso, con la normativa de su colegio profesional o de su autoridad reguladora.

7.7 Estadísticas agregadas. Aeternum podrá elaborar estadísticas agregadas y no identificativas sobre el uso del Servicio (volúmenes, rendimiento, tasas de error) para operarlo y mejorarlo. Dichas estadísticas no identificarán en ningún caso al Cliente, a sus Usuarios ni a ningún interesado, y no contendrán Datos del Cliente.

8. Funciones de inteligencia artificial

8.1 El Servicio incorpora funciones que emplean modelos de lenguaje y otros sistemas de IA para redactar textos, resumir documentos, proponer tareas y responder preguntas sobre los propios datos del Cliente.

8.2 Carácter asistencial. Los resultados de la IA se generan automáticamente, pueden ser inexactos, incompletos o inadecuados para un caso concreto, y no constituyen asesoramiento jurídico, médico, financiero, fiscal ni de ninguna otra naturaleza profesional. El Cliente debe revisar los resultados antes de basarse en ellos o de comunicarlos a terceros. Aeternum no adopta por cuenta del Cliente decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos o similarmente significativos sobre los interesados; si el Cliente configura un uso de esa naturaleza, será responsable del cumplimiento del artículo 22 del RGPD.

8.3 Subencargo. Las funciones de IA se prestan mediante proveedores de modelos externos relacionados en /legal/es/subprocessors. Las instrucciones enviadas al modelo, y los extractos de Datos del Cliente incluidos en ellas, se transmiten a dichos proveedores con la única finalidad de generar una respuesta.

8.4 Sin entrenamiento con datos del Cliente. Aeternum no utiliza los Datos del Cliente para entrenar, ajustar ni mejorar modelos fundacionales, propios ni de terceros, y contrata con sus proveedores de IA en términos que prohíben el uso de esos datos para entrenamiento.

8.5 Disponibilidad de los modelos. Las funciones de IA dependen de proveedores externos. Aeternum podrá sustituir un modelo o proveedor (incluido el cambio a un proveedor de respaldo durante una incidencia) siempre que el sustituto ofrezca una protección sustancialmente equivalente; la lista de subencargados se actualizará en consecuencia.

9. Integraciones con terceros

9.1 El Servicio puede conectarse con servicios de terceros elegidos por el Cliente, incluidos canales de mensajería, proveedores de correo y sistemas de calendario.

9.2 Las integraciones están desactivadas por defecto y solo las activa el Cliente, con sus propias credenciales, tokens o registros de bot.

9.3 Los servicios de terceros se rigen por sus propias condiciones y políticas de privacidad. Aeternum no responde de su disponibilidad, contenido, seguridad ni de los cambios en sus API. Si un servicio de terceros deja de estar disponible o cambia sustancialmente, la integración correspondiente puede dejar de funcionar; ello no constituye incumplimiento de Aeternum.

10. Confidencialidad

10.1 Cada parte puede recibir información confidencial de la otra. Se entiende por «Información Confidencial» la información revelada en el marco del Contrato que esté marcada como confidencial o que una persona razonable entendería como tal, incluidos los Datos del Cliente, las funcionalidades no públicas del Servicio y los precios.

10.2 La parte receptora se obliga a: (a) usar la Información Confidencial únicamente para ejecutar el Contrato; (b) protegerla con la misma diligencia que aplica a la suya propia y, en todo caso, con una diligencia razonable; y (c) revelarla únicamente al personal y a los subcontratistas que necesiten conocerla y estén sujetos a obligaciones de confidencialidad al menos igual de protectoras.

10.3 Estas obligaciones no se aplican a la información que sea o pase a ser pública sin incumplimiento, que fuera lícitamente conocida con anterioridad, que se desarrolle de forma independiente o que se reciba lícitamente de un tercero sin restricciones.

10.4 Se permite la revelación exigida por ley o por autoridad competente, siempre que la parte receptora —cuando legalmente pueda— lo comunique previamente para que la parte reveladora pueda instar medidas de protección.

10.5 Las obligaciones de confidencialidad subsisten cinco (5) años tras la extinción del Contrato, e indefinidamente respecto de los Datos del Cliente y de la información amparada por secreto profesional.

11. Propiedad intelectual e industrial

11.1 Aeternum y sus licenciantes conservan todos los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre el Servicio, incluidos su software, interfaces, diseño, documentación y marcas. No se conceden más derechos que los de acceso expresamente previstos en la cláusula 3.

11.2 El Cliente no podrá, ni permitirá a terceros: (a) copiar, modificar, traducir o crear obras derivadas del Servicio; (b) realizar ingeniería inversa, descompilar o intentar obtener el código fuente, salvo en la medida en que esta restricción esté prohibida por norma imperativa; (c) arrendar, revender, sublicenciar o prestar el Servicio a terceros como oficina de servicios (más allá de sus propios Usuarios); (d) eludir límites de uso o controles de seguridad; ni (e) utilizar el Servicio para desarrollar un producto competidor.

11.3 Sugerencias. Si el Cliente aporta sugerencias o comentarios sobre el producto, Aeternum podrá utilizarlos sin restricción ni contraprestación. Las sugerencias no deben contener Datos del Cliente ni Información Confidencial.

11.4 Referencias comerciales. Aeternum no utilizará públicamente el nombre ni el logotipo del Cliente sin su consentimiento previo por escrito.

12. Disponibilidad y soporte

12.1 Aeternum empleará esfuerzos comercialmente razonables para mantener el Servicio disponible de forma continuada, salvo: (a) mantenimientos programados, avisados con antelación cuando sea razonablemente posible; (b) mantenimientos de emergencia; (c) fallos de proveedores externos o de la red pública; y (d) supuestos de fuerza mayor.

12.2 El soporte se presta en español e inglés, por los canales y con los tiempos de respuesta de la Tarifa suscrita. Cualquier compromiso vinculante de disponibilidad (nivel de servicio) solo será exigible si consta expresamente en el Pedido.

12.3 Copias de seguridad. Aeternum mantiene copias de seguridad de la base de datos de producción conforme al DPA. Las copias son una medida de recuperación ante desastres, no un sustituto de las rutinas de exportación del propio Cliente.

13. Garantías

13.1 Cada parte garantiza que tiene capacidad y facultades para obligarse por el Contrato.

13.2 Aeternum garantiza que prestará el Servicio con la diligencia y pericia razonables, conforme a la Documentación, y que no introducirá conscientemente código malicioso en el Servicio.

13.3 Exclusión. En la máxima medida permitida por la ley, y salvo lo expresamente previsto en el Contrato, el Servicio se presta «tal cual». Aeternum excluye cualquier otra garantía, expresa o implícita, incluidas las de comerciabilidad, idoneidad para un fin concreto y no infracción. Aeternum no garantiza que el Servicio funcione sin interrupciones ni errores, ni que los resultados de la IA sean exactos, completos o adecuados para una finalidad determinada.

14. Indemnidad

14.1 Por Aeternum. Aeternum defenderá al Cliente frente a reclamaciones de terceros que aleguen que el Servicio, tal y como lo presta Aeternum y utilizado conforme al Contrato, infringe sus derechos de propiedad intelectual o industrial, y abonará las indemnizaciones firmes o acordadas en transacción. Esta obligación no se aplica a reclamaciones derivadas de los Datos del Cliente, de modificaciones no realizadas por Aeternum o del uso combinado con productos no suministrados por Aeternum.

14.2 Remedios. Si el Servicio infringe o pudiera declararse infractor, Aeternum podrá, a su elección, obtener el derecho a seguir utilizándolo, modificarlo para que no infrinja, o resolver la suscripción afectada devolviendo los importes prepagados no consumidos.

14.3 Por el Cliente. El Cliente defenderá a Aeternum frente a reclamaciones de terceros derivadas de los Datos del Cliente o del uso del Servicio en contra del Contrato o de la ley aplicable, y abonará las indemnizaciones firmes o acordadas en transacción.

14.4 Condiciones. La parte indemnizada debe comunicar la reclamación con prontitud, permitir a la otra dirigir la defensa y prestar una cooperación razonable. La parte que indemniza no podrá transigir imponiendo obligaciones a la indemnizada sin su consentimiento.

15. Limitación de responsabilidad

15.1 Nada en el Contrato excluye ni limita la responsabilidad por dolo, culpa grave, fraude, daños personales causados por negligencia, ni cualquier otra responsabilidad que no pueda excluirse conforme a la ley aplicable. Las sanciones administrativas y la responsabilidad frente a los interesados conforme al artículo 82 del RGPD se rigen por el DPA y por el propio RGPD, no por esta cláusula.

15.2 Con sujeción a la cláusula 15.1, ninguna parte responderá de daños indirectos o consecuenciales, lucro cesante, pérdida de ingresos, pérdida de negocio, pérdida de ahorros previstos ni daño reputacional.

15.3 Con sujeción a la cláusula 15.1, la responsabilidad total y acumulada de cada parte derivada del Contrato en cualquier periodo de doce (12) meses se limita a los importes pagados o pagaderos por el Cliente en virtud del Contrato durante los doce (12) meses anteriores al hecho que origine la responsabilidad.

15.4 La obligación del Cliente de abonar los importes devengados no está sujeta a las cláusulas 15.2 y 15.3.

15.5 Las limitaciones de esta cláusula reflejan el reparto de riesgos acordado entre las partes y constituyen un elemento determinante del precio de la Tarifa.

16. Modificación de estas Condiciones

16.1 Aeternum podrá modificar estas Condiciones para reflejar cambios en el Servicio, en su operativa o en la normativa aplicable.

16.2 Aeternum comunicará las modificaciones sustanciales con al menos treinta (30) días de antelación a su entrada en vigor, por correo electrónico al contacto administrativo de la cuenta o mediante aviso dentro del Servicio. Las modificaciones surtirán efecto al inicio del siguiente periodo de renovación o, si no son sustanciales, en la fecha comunicada.

16.3 Si el Cliente no acepta una modificación sustancial y desfavorable, podrá resolver la suscripción afectada antes de su entrada en vigor, con devolución proporcional de los importes prepagados no consumidos.

16.4 Las modificaciones exigidas por ley o necesarias para atender un riesgo de seguridad podrán surtir efecto de forma inmediata; Aeternum lo comunicará tan pronto como sea posible.

17. Disposiciones generales

17.1 Fuerza mayor. Ninguna parte responderá del incumplimiento (salvo de las obligaciones de pago) debido a causas fuera de su control razonable, incluidos desastres naturales, guerra, terrorismo, conflictos laborales, fallos de telecomunicaciones o de proveedores de infraestructura, y actuaciones de autoridades.

17.2 Subcontratación. Aeternum podrá recurrir a subcontratistas y subencargados para prestar el Servicio, respondiendo de su actuación. Los subencargados de datos personales se rigen por el DPA.

17.3 Cesión. Ninguna parte podrá ceder el Contrato sin consentimiento previo por escrito de la otra, salvo a una sociedad de su grupo o en el marco de una fusión, reorganización o venta de la práctica totalidad de sus activos, previa comunicación.

17.4 Notificaciones. Las notificaciones contractuales se realizarán por escrito. Las dirigidas a Aeternum se enviarán a [email protected] y, si una parte lo solicita, también por correo postal al domicilio indicado al inicio. Las dirigidas al Cliente se enviarán al contacto administrativo del Pedido.

17.5 Independencia de las partes. Las partes son contratistas independientes. Nada crea una sociedad, agencia ni relación laboral.

17.6 Ausencia de derechos de terceros. Ninguna persona distinta de las partes tiene derecho a exigir el cumplimiento del Contrato.

17.7 Nulidad parcial. Si alguna cláusula resultara inválida o inejecutable, se modificará en la medida mínima necesaria para hacerla ejecutable, y el resto conservará plena vigencia.

17.8 Renuncia. La falta de ejercicio de un derecho no supone renuncia a ejercerlo posteriormente.

17.9 Acuerdo íntegro. El Contrato constituye el acuerdo completo entre las partes sobre su objeto y sustituye a todas las propuestas y entendimientos anteriores, salvo en caso de dolo.

17.10 Idioma. Estas Condiciones se publican en inglés y en español. En caso de discrepancia prevalece la versión inglesa, salvo que el Cliente esté establecido en España, en cuyo caso prevalece la española.

18. Ley aplicable y jurisdicción

18.1 El Contrato se rige por las leyes del Estado de Nuevo México, Estados Unidos, con exclusión de sus normas de conflicto y de la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías.

18.2 Las partes se someten a la jurisdicción exclusiva de los tribunales estatales y federales del Estado de Nuevo México.

18.3 Las cláusulas 18.1 y 18.2 no privan al Cliente de la protección de las normas imperativas del país en el que esté establecido, y no se aplican al DPA ni a las Cláusulas Contractuales Tipo incorporadas en él, que se rigen conforme a lo previsto en el DPA.

18.4 Nada impide a cualquiera de las partes solicitar medidas cautelares ante el tribunal competente para proteger su propiedad intelectual o su Información Confidencial.

19. Contacto

AETERNUM AI LLC 15442 Ventura Blvd., Ste 201-2085 Sherman Oaks, California 91403 Estados Unidos Identificador estatal de Nuevo México: 8065967

• Asuntos contractuales y legales: [email protected]
• Protección de datos: [email protected]
• Incidentes de seguridad: [email protected]