WorkHeroes OS para clínicas y consultas médicas

Es el sistema de trabajo de una clínica: reúne en un solo sitio pacientes, historiales, tareas, agenda, documentos, comunicaciones y cobros, con un asistente de IA que ayuda al equipo en el día a día. Ocupa el lugar de las hojas de cálculo, las carpetas sueltas y los avisos que dependen de la memoria de alguien.

No. Se usa desde el navegador y cada persona del equipo entra con su cuenta. Los pacientes acceden a su portal con un enlace privado, sin instalar nada ni crear un usuario.

Sí. La vista previa guiada recorre el sistema con datos ficticios. Es de solo lectura: nada de lo que se haga en ella se guarda.

La implantación incluye la formación del equipo, que se hace sobre historiales reales de la clínica y no sobre ejemplos, para que el cambio se note en el trabajo desde el primer día.

Sí. Los listados de pacientes y contactos en hojas de cálculo se importan desde la propia plataforma, que reconoce las columnas y evita duplicados. El resto de la información digitalizada, venga de otro programa, de tableros de tareas o de carpetas de documentos, la migra nuestro equipo durante la implantación. La documentación en papel hay que digitalizarla antes de cargarla.

WorkHeroes OS reúne en un solo sitio las funciones habituales de una clínica, por lo que muchas conexiones dejan de hacer falta. La conexión con otros programas, el acceso por API y la integración de asistentes de IA externos forman parte de los planes empresariales; su alcance se concreta con el equipo de ventas.

Sí. Desde Configuración, quien administra añade estados propios a los del sistema, ajusta las listas de opciones y crea campos personalizados en la ficha de cada paciente; el vocabulario de la aplicación se adapta además al sector de la clínica. Los desarrollos a medida los realiza nuestro equipo, que mantiene el código para que el sistema siga siendo uno solo, con soporte y mejoras para todos.

El alojamiento dedicado forma parte de los planes empresariales: un entorno exclusivo para la clínica, administrado por nuestro equipo. La infraestructura, los accesos, las copias de seguridad y el mantenimiento se concretan con el equipo de ventas.

Sí. Cada historial muestra su responsable, su estado y sus fechas, y el área de equipo enseña la actividad y la carga de cada persona. Todo vive en el mismo programa, sin hojas de cálculo aparte. Un panel único a medida que reúna todos esos datos en una sola pantalla forma parte de los planes empresariales.

Sí. El asistente de IA se consulta desde el móvil, por mensajería: se le piden cifras, fechas, historiales pendientes y mensajes sin responder, siempre dentro de los permisos de quien pregunta. Se activa por empresa y por persona, y el canal se concreta en la implantación.

Cada historial lleva su lista de documentación requerida: el sistema muestra qué falta y permite avisar al paciente para que la aporte. El bloqueo automático del avance hasta completar esos requisitos forma parte de los planes empresariales y se configura con el equipo de ventas según el flujo de trabajo de la clínica.

El cambio queda registrado con la persona y la fecha, y el sistema puede avisar al paciente por los canales activados. Qué estados se usan y qué avisos acompañan a cada uno se define durante la implantación.

Sí. Cada paciente recibe un enlace privado a su portal. Desde ahí consulta la información que la clínica comparte, la documentación pendiente y sus facturas, sube los documentos que se le piden y escribe a la clínica.

Sí. El portal del paciente y el espacio interno son áreas separadas: el portal enseña solo lo previsto para él, y el trabajo interno queda en el espacio del equipo. En el seguimiento de cada historial, el equipo marca qué hitos son visibles para el paciente.

Sí. El sistema señala la documentación pendiente y el equipo envía el aviso desde la propia plataforma, por correo o por WhatsApp, con el acceso al portal para subirla.

Sí. Las acciones realizadas en el sistema quedan registradas con la persona y la fecha. Quien administra puede consultar ese registro de actividad.

Sí. El sistema avisa de los historiales que llevan días sin movimiento, de los seguimientos que se acercan y de la documentación que falta. También se le puede preguntar al asistente de IA por esas situaciones.

Sí. WorkHeroes OS se conecta mediante la API oficial de WhatsApp Business. Hace falta una cuenta de empresa y un número habilitado; nuestro equipo acompaña en el alta. Como en toda conexión oficial, las conversaciones se inician con una plantilla aprobada y, cuando la persona responde, se le puede escribir con libertad durante 24 horas.

La configuración habitual parte de una línea de WhatsApp conectada, con el asistente de IA atendiendo las conversaciones junto al equipo. Más líneas y otros canales de mensajería y redes sociales forman parte de los planes empresariales; el reparto y el volumen de conversaciones se estudian con el equipo de ventas.

Sí. Las conversaciones de WhatsApp y los mensajes del portal quedan reunidos en el área de comunicaciones, asociados a su paciente, para que cualquier persona autorizada del equipo vea lo hablado. La vinculación automática de cada mensaje a un historial concreto y la incorporación del correo entrante forman parte de los planes empresariales.

Sí. Los mensajes pendientes de respuesta aparecen señalados en la aplicación, y el asistente los incluye cuando se le pregunta qué queda por atender. Los seguimientos pendientes se gestionan como tareas, con responsable y fecha.

Recordatorios de seguimientos y de citas, recordatorios de pago con avisos escalonados, solicitudes de documentación y avisos al paciente cuando cambia el estado de su historial. Además, quien administra puede programar flujos recurrentes desde Configuración. En la implantación se define el destinatario, el canal y el momento de cada aviso.

Las decisiones clínicas, la validación de documentación sensible y cualquier contenido que requiera criterio profesional los revisa siempre el equipo. El asistente prepara borradores, resúmenes y avisos y propone acciones; las que cambian datos o envían comunicaciones se confirman antes de tener efecto. La información que llega en papel o por canales no conectados hay que cargarla antes de que pueda activar una automatización.

Cada ejecución queda registrada con su resultado, de modo que quien administra ve qué se completó y qué no, y puede revisar y completar la tarea.

Atiende el primer contacto por WhatsApp con la información y los mensajes que la clínica ha autorizado, resuelve dudas habituales y orienta sobre el siguiente paso. No sustituye el criterio de un profesional sanitario ni promete resultados. Cuando hace falta atención personal, la conversación pasa al equipo, que ve todo lo hablado.

Nuestro equipo. La clínica aporta la información del negocio, sus procedimientos y los cambios que vayan surgiendo, para que las respuestas sigan ajustadas a su forma de trabajar.

Para los negocios europeos, los datos se alojan en infraestructura dentro de la Unión Europea, y la región concreta se fija por escrito en la implantación. Para negocios con sede en otros países, la configuración adecuada a sus obligaciones se estudia con el equipo de ventas.

Los datos de cada empresa están separados de los de las demás. Los documentos se guardan en un espacio privado y solo se abren mediante enlaces temporales para personas autorizadas. El acceso se controla con permisos por persona, las acciones quedan registradas y las conexiones viajan cifradas. Las medidas de seguridad del entorno contratado se entregan por escrito.

Sí, se realizan copias de seguridad periódicas. Antes de la implantación se concreta por escrito su frecuencia, qué incluyen, cuánto tiempo se conservan y cómo se recuperan los datos.

Sí. Quien administra decide qué secciones ve y qué puede hacer cada persona del equipo: profesionales sanitarios, recepción y dirección. Los pacientes solo acceden a su portal. Nuestro equipo ayuda a dejarlo configurado durante la implantación.

La contratación va acompañada de un acuerdo de tratamiento de datos, con el detalle de proveedores y ubicaciones, las medidas de seguridad, la gestión de incidentes y las reglas de conservación, exportación y eliminación. Para los datos de salud, el alcance autorizado se acuerda expresamente por escrito. El acuerdo y la lista de proveedores están publicados en la sección Legal.

Solo la necesaria para la función que se usa: la consulta, el contexto de la conversación y los datos o fragmentos de documentos imprescindibles para responder. El procesamiento de IA se sirve desde la Unión Europea, y la clínica decide qué accesos y qué tipos de información permite. Un modelo dedicado forma parte de los planes empresariales.

La configuración contratada excluye el uso de la información de la clínica para entrenar modelos de terceros. Las condiciones del proveedor sobre entrenamiento, registros y retención temporal se documentan por escrito para esa configuración.

Depende del volumen de información que se migra y de los flujos que haya que configurar. El calendario, con sus fases y la fecha prevista de puesta en marcha, se fija tras el diagnóstico inicial y se mide en semanas, no en meses.

El listado de personas del equipo con sus funciones y permisos, los estados de los historiales, la documentación que se pide en cada uno y los avisos que se quieren automatizar. Para la migración, las exportaciones y carpetas actuales y una muestra representativa de historiales. También los accesos a los canales que se conecten y una persona de la clínica que coordine las decisiones.

Sí. Se puede arrancar con una muestra representativa de historiales para revisar la migración, los permisos, el portal y las automatizaciones antes de ampliar el uso. El alcance de esa prueba se acuerda con el equipo de ventas.

Se comparan los recuentos de pacientes, historiales y documentos antes y después de la carga, se verifican los campos y las relaciones entre registros, y se revisa una muestra con la clínica. Las diferencias, los duplicados y los archivos que no se hayan podido importar quedan identificados y se resuelven antes de dar la migración por buena.

Sí. Cada persona tiene su usuario y sus permisos, y el equipo crece añadiendo usuarios. La gestión de varias sedes con separación de datos entre ellas forma parte de los planes empresariales y se dimensiona con el equipo de ventas.

Nuestro equipo. La clínica comunica incidencias, dudas y ajustes por los canales de atención acordados, y las mejoras del sistema llegan sin instalar nada.

Los datos y documentos que aporta la clínica son de la clínica. El código de la plataforma y los desarrollos realizados por nuestro equipo son propiedad intelectual de WorkHeroes OS; cualquier condición distinta se acuerda por escrito.

Sí. Los datos y la configuración de la clínica se exportan completos, y los documentos se entregan como archivos descargables. Las credenciales de las integraciones no se incluyen en la exportación, por seguridad.